|
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ПРОСЬБ
Основные формулировки:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
... об отправке в наш адрес...
... о направлении в мой адрес...
... о высылке в адрес нашей организации...
... о скорейшей передаче нашему полномочному представителю...
... о предоставлении мне...
Просим (прошу) Вас (вас)...
... сообщить (нам)...
... выслать (мне)...
... срочно представить (министру)...
... немедленно доложить (научно-техническому совету)...
... известить (руководство предприятия) о...
... проинформировать меня о...
Прошу Вашего согласия на...
... отправку в адрес (вверенной мне организации)...
... предоставление нам...
... ознакомление (господина X) с...
... передачу (предприятию ААА) следующего оборудования...
Просим вашего содействия в...
... получении...
... скорейшей отправке...
... предоставлении дополнительной информации относительно (условий поставок продукции)...
... проведении на заключение договора о... с...
... на выдачу со склада предприятия... представителю...
... на оформление документов о... (на господина X)...
... на пересмотр (лимитов)...
Вспомогательные формулировки:
Мы хотели бы (получить от Вас информацию, касающуюся)...
Нам было бы весьма желательно (получить от Вас необходимые гарантии относительно)...
... убедительно...
... настоятельно...
... пожалуйста, ...
... в виде исключения...
... были бы исключительно благодарны, если бы Вы...
... были бы весьма признательны Вам за...
... был бы Вам крайне обязан за возможное содействие в...
... ввиду чрезвычайных обстоятельств...
Ссылаясь на Ваше письмо от...
Позвольте сослаться в этой связи на Ваше E-mail сообщение от...
Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...
Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между ... и... (такого-то числа)...
Содержание устных договоренностей между ... и ..., достигнутых в ходе..., позволяет выразить надежду на...
Основу для решения данного вопроса образует содержание Вашей телеграммы (телефонограммы, телексограммы, радиограммы и т.п.) от... за № (за подписью)...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-СООБЩЕНИЙ
Основные формулировки:
Сообщаю (сообщаем) Вам (вам)...
... о (том-то и том-то)...
... об имевшем место...
... о необходимости...
... о фактах...
... о предпринятых нами мерах по...
... о предварительных результатах...
... о достижении окончательной договоренности с...
Представляю...
... сведения о...
... проект (плана, программы)...
... предложения о...
...перечень...
... материалы...
... отчет о...
... акт...
... доклад о...
Направляю...
... указания о...
... распоряжение...
... выписку из приказа...
... копию директивы...
... экземпляр соглашения...
... решение...
... протокол...
... резолюцию...
Высылаю...
... прайс-лист...
... каталог...
... формуляр...
... прейскурант...
... описание...
... документацию...
Вспомогательные формулировки:
Сообщаем к Вашему сведению, что...
Направляем для использования в работе...
Высылаю для руководства в повседневной деятельности...
Представляю во исполнение Ваших указаний...
Доводим до сведения руководства Вашей компании...
К сведению Вашего руководства сообщаем о...
Считаем своим долгом сообщить...
Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...
Имеем честь представить...
Нам доставляет особое удовольствие сообщить Вам...
Мы исходим из настоятельной необходимости предоставить в Ваше распоряжение...
Я изыскал возможность для того, чтобы незамедлительно выслать Вам...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ЗАПРОСОВ
Основные формулировки:
... представляю запрос...
... направляю запрос...
... запросить у Вас следующую информацию...
... обратиться к вам с запросом о...
Вспомогательные формулировки:
Мы испытываем насущную необходимость запросить у Вас... Обстоятельства побуждают нас направить в Ваш адрес запрос о... Руководство организации поручило мне обратиться к вам с запросом о...
От имени и по поручению директора предприятия направляю Вам запрос о...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ЗАЯВЛЕНИЙ
Основные формулировки:
... уполномочен (уполномочены) заявить...
... о намерении руководства...
... о планах предприятия...
... о стремлении нашей организации...
... о желании дирекции учреждения...
... имею (имеем) честь сделать следующее заявление...
... относительно...
... в связи с...
... касающееся ...
... по поводу...
Дополнительные формулировки:
В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях...
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями...
Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия, ...
Исходя из долговременных интересов корпорации...
Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами... Руководствуясь высшими целями...
... официально заявляю следующее...
... считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить следующее...
... исходим из необходимости решительно заявить о...
... это побуждает меня обратиться к широкой общественности со следующим заявлением...
... в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о...
... настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ПОДТВЕРЖДЕНИЙ
Основные формулировки:
Подтверждаем (подтверждаю)...
... факт получения...
... получение...
... участие...
... прибытие...
... отправку...
... настоятельную необходимость в...
Я (мы) получил(и)...
Вспомогательные формулировки:
Имеем честь подтвердить...
С благодарностью подтверждаем...
С удовлетворением подтверждаю...
Настоящим письмом подтверждается...
Направляем вам подтверждение...
В подтверждение... направляем в Ваш адрес...
... мы только что получили...
... мною до сих пор не получен...
... получены нами в полном объеме...
... полученные материалы недоукомплектованы...
... указанные образцы нас полностью удовлетворяют...
... поступили на предприятие в неудовлетворительном состоянии...
... с радостью подтверждаем, что предоставленная Вами в наше распоряжение информация является исключительно актуальной и полезной для...
... присланные Вами сведения утратили свою актуальность и пригодность для...
... переданные нам в постоянное пользование комплексы полностью отвечают требованиям...
... к большому сожалению, принятое в эксплуатацию оборудование более не соответствует нормам...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ЗАКАЗОВ
Основные формулировки:
Мы хотим заказать...
Я имею намерение заказать...
Наше предприятие предполагает заказать...
Компания ААА, интересы которой я уполномочен представлять, желает заказать...
Просим рассмотреть наш заказ...
Прошу изыскать возможность для удовлетворения заказа...
Мы заказываем у Вас...
Я заказываю у Вашего предприятия...
Вспомогательные формулировки:
Мы намерены заказать для нужд предприятия...
Я просил бы Вас в рамках ранее согласованного заказа дополнительно поставить в наше распоряжение...
Компания проявляет особый интерес к заказу на поставку...
Руководство организации исключительно заинтересовано в том, чтобы заказать...
Мы хотели бы надеяться на исполнение нового заказа...
Мы не планируем отменять заказ на приобретение...
Мы рассчитываем на то, что этот заказ...
Я убежден, что заказанная продукция...
Выполнение данного заказа представляется нам исключительно важным, поскольку...
Обращаясь к Вам за содействием в своевременном и полном исполнении заказа, мы...
Мы с удовлетворением подчеркиваем свою готовность разместить дополнительный заказ на...
Мне представляются сомнительными Ваши доводы относительно причин, препятствующих надлежащему исполнению заказа...
Мы готовы предоставить вам соответствующие гарантии в связи с этим заказом...
Я хотел бы получить от Вашей компании соответствующие гарантии, свидетельствующие о готовности выполнить данный заказ на предлагаемых условиях...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ПРЕДЛОЖЕНИЙ
(ОФЕРТ)
Основные формулировки:
Предлагаю (предлагаем)...
... Вам (вам)...
... Вашему вниманию...
... к Вашим услугам...
Имеем честь предложить...
... Вашему предприятию...
... вниманию Вашего руководства...
... на ваше рассмотрение...
Предлагается...
... следующая продукция...
... следующие услуги...
... следующие товары...
Вспомогательные формулировки:
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку...
В счет взаимных поставок на текущий год предлагаем вам дополнительно приобрести у нашего предприятия...
Исходя из результатов предварительных переговоров, мы могли бы предложить Вам...
Принимая во внимание особые обстоятельства, мы можем предложить Вашему предприятию осуществить допоставку продукции на следующих условиях...
... в количестве, соответствующем...
Количество продукции составит...
Количество товара будет отвечать пожеланиям, изложенным на этот счет Вашим полномочным представителем...
... в количестве, достаточном для удовлетворения...
... количество, не превышающее установленный годовой лимит на поставку...
... количество, не нарушающее правил товарообмена с поставщиками...
... качество, соответствующее требованиям...
... качество, удовлетворяющее техническим условиям на...
Качество продукции в основном отвечает качеству образцов аналогичной продукции, переданной Вам ранее...
Речь идет о товаре обычного торгового качества...
Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом... Указанная продукция по своему качеству относится к категории...
Цена товара составляет ... руб. за единицу...
Цена услуги определена с учетом ...
Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом... Цена товара включает стоимость упаковки и маркировки...
Цена не включает стоимость транспортировки от... до...
Цены в проекте договора приведены без учета НДС...
Цена предлагаемой продукции приведена с учетом НДС и НСП...
Оплата производится путем перечисления...
Оплата осуществляется в соответствии с ранее установленным порядком расчетов между...
Предлагается следующий порядок оплаты: ...
Порядок оплаты может быть следующим: ...
Нас устроил бы следующий порядок оплаты...
Оплата производится через ... отделение ... банка...
Оплата производится наличными...
Оплата производится через инкассо...
Оплата производится посредством безотзывного аккредитива...
Условия и порядок оплаты определены в...
Условия и порядок оплаты соответствует...
Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...
Ожидайте получение партии товара не позднее...
Товар будет поставляться в соответствии с графиком...
Продукция будет поставляться немедленно после оплаты...
Поставка продукции будет производиться в течение...
Продукция будет поступать к Вам ежемесячно равными партиями...
Срок поставки - в соответствии с ранее достигнутой договоренностью... Сроки предоставления услуги подлежат дополнительному согласованию... Настоящее предложение действительно до...
Указанное предложение сохраняет свою силу до...
Это предложение действует в течение ... с момента...
Предложение действительно вплоть до полной продажи всего наличествующего товара...
Предложение действительно в том случае, если до получения Вашего ответа товар все еще не будет продан...
Предложение действительно при условии получения от Вас акцепта (подтверждения) в течение... дней со дня получения Вами этого послания... Предложение будет действовать до момента получения нами Вашего ответа...
Срок действия данного предложения - ... дней с даты его отправки... РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ДОПОЛНЕНИЙ
Основные формулировки:
В дополнение к нашему исх. от ...№...
... сообщаю...
... высылаю...
... представляю...
... направляю...
Прошу дополнить....
... текст переданного Вам на подпись проекта договора...
... содержание представленного ранее на согласование проекта соглашения...
... раздел ... договора о...
... имеющееся в Вашем распоряжении соглашение...
Вспомогательные формулировки:
Считаю необходимым дополнить...
Предлагаю дополнить проект...
Предлагаются следующие дополнения к тексту действующего...
Полагаем целесообразным внести в содержание... следующие дополнения...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-РЕКЛАМАЦИЙ
Основные формулировки:
Для информирования о рекламации:
Ставим Вас в известность о рекламации на...
Настоящим извещаем Вас о рекламации на...
Представляю на Ваше рассмотрение рекламацию в связи...
Заявляю о рекламации на...
Направляем в Ваш адрес рекламацию...
Вынуждены предъявить Вам рекламацию в связи с...
Для изложения обстоятельств дела:
Нами зарекламирована партия товара, высланная в наш адрес по накладной от... №...;
Рекламация касается продукции, высланной в адрес нашего предприятия (такого-то числа) по железной дороге (вагон №.... место №...);
Рекламация распространяется на предоставленные нашей организации услуги по договору от ...№...;
Рекламации подлежит порядок и качество предоставления нашему учреждению услуг в соответствии с соглашением о послегарантийном обслуживании...
Для изложения сути рекламации:
Предоставленная Вами продукция...
Присланная Вашей стороной партия товара...
Услуги, оказанные нам Вашей организацией...
Обслуживание, осуществленное Вами...
... не соответствует по своему качеству...
... не отвечает условиям договора...
... не соответствуют по своей комплектности...
... не отвечает уровню, предусмотренному...
При приемке товара...
При разгрузке продукции...
В процессе оказания услуг...
При проведении испытаний...
С началом монтажа...
Наладка оборудования выявила...
Сборка изделия показала, что...
По окончании опытной эксплуатации было установлено, что...
В результате было установлено...
... повреждение продукции...
... несоответствие фактического количества поставленного товара указанному в сопроводительных документах...
... несоответствие качества следующих видов услуг...
... нарушение порядка обслуживания...
Переданный нам товар оказался...
... более низкого качества, чем... (присланные нам ранее образцы, это предусмотрено условиями договора о поставках);
... дефектным... (вследствие некачественной упаковки, недостаточно прочного крепежа);
... непригодным к употреблению... (вследствие боя, лома)
... поврежденным (из-за нарушения, намокания)
Осмотр продукции выявил ее повреждение в трех ящиках...
... в двух контейнерах...
... в одном вагоне...
... в одном грузовом отсеке...
... в пяти коробках...
... в четырех мешках...
В ходе осмотра установлено, что до ...% продукции не может быть признано пригодным к дальнейшему использованию из-за...
При вскрытии товарной тары был(а) обнаружен(а)...
недостача...;
недогруз...;
Недостача была установлена в исправном вагоне за исправными пломбами... Недогруз произошёл по вине Вашего экспедитора...
Продукция была поставлена Вашей стороной...
... несвоевременно...
... с опозданием на две недели...
... на три дня позже установленного срока...
... с 5-дневной задержкой.
Мы не имеем от Вашей стороны сведений относительно...
... сроков поступления очередной партии товара...
... комплектации остальных изделий, поставляемых в составе этой же партии...
... условий хранения и перевозки продукции, подлежащей поставке в наш адрес в течение...
... наличия запасных частей к агрегатам, которые должны поступить в нашу организацию в составе следующей партии...
Для документального подтверждения (обоснования) рекламации: Рекламационный акт прилагается...
Акт осмотра продукции прилагается ниже...
Акт приемки высылается...
Протокол испытаний будет выслан в Ваш адрес...
Экспертное заключение направлено вашему представителю...
Копия уведомления выслана исходящим от ...№...;
Для изложения порядка последующих действий сторон:
Мы намерены потребовать от Вашей стороны...
Мы имеем намерение просить Вас...
... отправить нам взамен некондиционного товар, полностью отвечающий условиям поставок по соглашению...;
... заменить дефектный агрегат новым;
... выслать не поставленное ранее комплектное оборудование...;
... возместить стоимость поврежденного товара в размере...
... возместить стоимость недостающей продукции...;
... ускорить отправку следующей партии груза...;
... увеличить объем поставок для покрытия недостающего количества изделий...
... предоставить нам дополнительную скидку с фактурной стоимости изделий...
... улучшить качество обслуживания...
... обеспечить надлежащее исполнение условий соглашения...
Для изложения содержания санкций:
В случае отказа выполнить изложенные в рекламации требования...
При несогласии с нашими предложениями относительно содержания претензий к...
Если мы не сможем достичь взаимопонимания по порядку урегулирования данного вопроса...
Неоправданная задержка в устранении заявленных претензий...
Отказ от выполнения обязательств по договору в связи с заявленной рекламацией...
В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации...
... мы обратимся в Госарбитраж...
... мы передадим дело в суд...
... мы отзовем направленное вам предложение о дополнительных поставках...
... мы дадим соответствующие указания нашему полномочному представителю...
... мы воспользуемся услугами ваших конкурентов...
... мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по...
... мы будем вынуждены возвратить товар с отнесением всех расходов на ваш счет...
... мы вынуждены будем пересмотреть условия сотрудничества...
... мы должны будем поставить вопрос о целесообразности продолжения деловых контактов...
... мы должны будем предупредить вас о наступлении нежелательных 'последствий для перспектив нашего сотрудничества...
Дополнительные формулировки:
К нашему сожалению...
К нашему неудовлетворению...
К нашему неудовольствию...
К нашему огорчению...
К нашему разочарованию...
К нашему недоумению...
... крайнему...
... чрезвычайному...
... искреннему...
... глубокому...
... большому...
... полному...
Мы также будем вынуждены...
... обратиться в арбитражный суд...
... обратиться в вышестоящую организацию...
... отказаться от планов дальнейшего сотрудничества...
... отказаться от намерений заключить с Вашей стороной...
... потребовать от Вашей стороны предоставления дополнительных гарантий...
... потребовать от Вас принятия мер по устранению причиненного нам убытка...
... отозвать проект договора на новые поставки до урегулирования спора...
... отозвать своего полномочного представителя для вручения ему инструкций относительно порядка урегулирования...
... заявить вам о нашем намерении добиться надлежащего исполнения условий соглашения...
... заявить вам о своем несогласии с фактами, изложенными...
... применить против Вашей стороны штрафные санкции, предусматривающие...
... прибегнуть к услугам других сервисных (торговых) организаций...
Мы надеемся на полное и своевременное удовлетворение наших претензий...
Мы рассчитываем на ваше понимание и готовность устранить недостатки, отраженные в рекламации...
Мы полагаем, что наши доводы, изложенные в рекламации, оказались убедительными...
Мы исходим из того, что наши требования являются оправданными и справедливыми...
Мы ожидаем, что наши претензии будут восприняты вами с пониманием... Мы считаем, что достаточно ясно изложили свои претензии относительно... РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПИСЕМ
Основные формулировки:
Информируем Вас...
Позвольте проинформировать Вас...
Мы намерены проинформировать вас...
Нам представляется целесообразным проинформировать Вашу организацию...
Благодарим за интерес к нашему предложению...
Мы были рады получить от Вас ответ на наше предыдущее послание от... Мы признательны за внимание, проявленное Вами к нашему письму от... Спасибо за то, что Вы сочли возможным откликнуться на наше сообщение от...
Настоящее информационное письмо имеет целью...
Данное информационное письмо содержит в себе официальное предложение о деловом партнерстве в области...
Это информационное письмо предназначено для доведения до Вашего сведения.
Наше информационное письмо включает в себя материалы, предназначенные для сведения...
Мы будем рады предоставить в Ваше распоряжение дополнительную информацию относительно...
Мы готовы ответить на интересующие Вас вопросы по поводу условий...
Мы незамедлительно предоставим иную интересующую Вас информацию, касающуюся...
Я с удовольствием вышлю Вам необходимые информационно-справочные материалы, имеющие отношение к...
Дополнительные формулировки:
... информация, позволяющая Вам оценить преимущество нашего предложения...
... мы делаем Вам исключительно выгодное предложение...
... информируя Вас об этом, мы стремимся предоставить Вам все необходимые сведения о...
... Вы можете сами оценить полезность этой информации...
Мы были бы исключительно признательны Вам за возможно более скорый ответ на это информационное письмо...
Мы будем рады получить от Вас ответ по существу нашего информационного письма...
Очень рассчитываю, что Вы сочтете возможным не задержаться с ответом и сообщите...
Я был бы благодарен Вам за оперативный ответ на это информационное письмо...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ГАРАНТИЙНЫХ ПИСЕМ Основные формулировки:
... своевременную и полную оплату гарантирую...
... своевременный возврат исправного подвижного состава гарантирую...
... трудоустройство гарантирую...
... обучение и переподготовку гарантирую...
... обеспечение общежитием гарантирую...
... предоставление предусмотренных законодательством РФ льгот гарантирую...
Дополнительные формулировки:
В связи с увеличением потребности...
В связи с пересмотром сроков...
В связи с расширением номенклатуры продукции...
В связи с введением в действие новых производственных мощностей...
В связи с изменением конъюнктуры рынка...
В связи с получением указаний...
В связи с неблагоприятной социально-экономической обстановкой в регионе...
В связи с удорожанием тарифов...
В связи с особыми обстоятельствами...
Ввиду особых обстоятельств...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫХ ПИСЕМ
Основные формулировки:
К Вам (вам) обращается (обращаются)...
Мы хотели бы привлечь Ваше (ваше) внимание к...
Поводом для этого презентационного письма является...
Прошу рассматривать данное открытое письмо как...
Это событие представляет большое значение для...
Предстоящее мероприятие, несомненно, должно привлечь Ваше внимание к...
Указанное событие задумано как праздник общественности...
Это - мероприятие нерядового порядка...
Главными достоинствами...
Неоспоримыми преимуществами...
Важным дополнительным плюсом...
Эксклюзивность акции придает и то, что...
Ваше участие является необходимым...
Ваша поддержка будет крайне желательной...
Ваш выбор может иметь решающее значения для исхода...
Ваша активность послужит не только свидетельством проявления гражданской ответственности, но и...
Дополнительные формулировки:
... общегородской праздник...
... благотворительная акция...
... общественное признание...
... сделать жизнь простых людей лучше...
... это событие не имеет аналогов в истории нашего района...
... вам выпал редкий шанс принять непосредственное участие в...
... вы обязательно придете...
... вы, конечно же, откликнитесь на наш призыв...
Мы будем только рады, если...
Я буду исполнен глубокого удовлетворения в случае...
Ваш приход на праздник будет воспринят нами с энтузиазмом...
Нам будет приятно доставить вам немного радости...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ ПРЯМОЙ
ПОЧТОВОЙ РАССЫЛКИ
Основные формулировки:
Приглашаем воспользоваться нашим предложением...
Это предложение может представлять для Вас значительный интерес...
Это крайне выгодное предложение...
Предлагаем Вам воспользоваться следующим выгодным предложением... Мы предлагаем Вам самое лучшее...
Это - Ваш уникальный шанс посетить (приобрести)...
Вам предоставляется редкая возможность...
Это предложение касается лично Вас и никого другого...
Это - самый эффективный способ вложения средств...
Вот отличный способ увидеть... и при этом сэкономить кучу денег...
Такая покупка случается один раз в жизни... и будет странно, если вы не воспользуетесь этим случаем...
Вы выиграете вдвойне, если...
Дополнительные формулировки:
Мы очень надеемся на то, что Вы не замедлите воспользоваться нашим предложением...
Нам было бы приятно получить от Вас сообщение, подтверждающее Ваше намерение...
Наша компания рассчитывает, что Вы останетесь в рядах ее клиентов и приобретете...
Мы приложим усилия, чтобы сделать Вашу предполагаемую поездку приятной во всех отношениях...
Вам достаточно позвонить нам по указанному телефону...
Просто отошлите прилагаемый купон в наш офис...
Для ответа используйте оплаченную почтовую карточку...
Пришлите нам адрес своей электронной почты и мы тут же свяжемся с Вами...
Как Вы понимаете, срок действия предложения ограничен...
Напоминаем, что специальная скидка предоставляется только на период с... до...
Вы поступите правильно, если свяжетесь с нами сегодня же...
Эти условия распространяются только на клиентов, обратившихся за покупкой в течение ближайших ... (недель, дней)...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ КРАТКИХ ПИСЬМЕННЫХ
СООБЩЕНИЙ
Основные формулировки:
Уведомляю (уведомляем)...
Напоминаю (напоминаем)...
Предупреждаю (предупреждаем)...
Направляется уведомление о...
Высылается напоминание о...
Представляется предупреждение о...
Настоящим письмом уведомляем...
Настоящим письмом напоминаем...
Настоящим письмом предупреждаем...
Считаем необходимым уведомить...
Полагаем настоятельно необходимым напомнить...
Вынуждены официально предупредить...
Дополнительные формулировки:
Настоящее уведомление имеет целью...
Данное напоминание служит для...
Это предупреждение носит официальный характер и направлено на... Просим предпринять меры по...
Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на...
Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...
Просим Вас письменно подтвердить получение данного уведомления... Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание... Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения этого предупреждения...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ
ПИСЕМ
Основные формулировки:
Направляю...
Высылаю...
Представляю...
... документацию...
... выписку из...
... копию...
... извлечение из...
... материалы на...
... указания...
... приказ...
... план...
... программу...
... прайс-лист...
... каталог...
... буклет...
Дополнительные формулировки:
Прошу подтвердить получение...
Прошу руководствоваться в повседневной деятельности...
Прошу использовать в соответствии с прямым назначением...
Прошу возвратить по миновании надобности...
Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации...
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ФОРМУЛИРОВКИ ДЛЯ ПИСЕМ-ИЗВИНЕНИЙ
Основные формулировки:
Примите (наши) извинения...
Прошу (просим) принять (наши) извинения...
Приношу (приносим наши) извинения...
Мы просили бы принять наши извинения...
Я хотел бы извиниться перед Вами за...
Мы имеем намерение извиниться перед Вами в связи с...
Это происшествие воспринято нами с огорчением...
Данный инцидент расценен нами как досадное недоразумение...
Этот случай вызвал у нас сожаление...
Мы весьма удручены случившимся...
Я крайне расстроен тем, что случилось...
Мы искренне разочарованы тем, что этот случай...
... это произошло не по вине предприятия...
... этот факт стал результатом стечения неблагоприятных обстоятельств...
... эта ситуация не должна была разрешиться столь нежелательным образом...
... мы не ожидали, что произойдет нечто подобное...
... я оказался не готов к столь негативному развитию событий...
... я не смог своевременно вмешаться в ситуацию...
... нами уже приняты меры в отношении...
... мы провели соответствующую работу среди сотрудников, обслуживающих наших клиентов...
... виновный в инциденте уволен...
... мы оштрафовали сотрудника ... и строго предупредили его...
... ситуация уже нормализовалась и не должна более затруднять наше взаимодействие...
... в настоящее время полностью устранены причины, повлекшие за собой упомянутый инцидент...
Дополнительные формулировки:
Мы надеемся, что данный эпизод не омрачит перспективы нашего сотрудничества...
Мы очень рассчитываем на ваше понимание...
Я полагаю, что Вы далеки от намерений чрезмерно драматизировать ситуацию...
Я хотел бы подчеркнуть нашу готовность предпринять все необходимое для преодоления последствий этого прискорбного случая...
Мы хотели бы сохранить добрые взаимоотношения с Вашим предприятием и...
Мы исходим из того, что имевший место факт является единственным в своем роде за многие месяцы нашего делового партнерства...
Пользуясь случаем, шлю Вам пожелания благополучия и процветания...
В заключение я еще раз хотел бы засвидетельствовать наше огорчение в связи с произошедшим...
Я намерен вновь подчеркнуть, что искренне сожалею о случившемся...
Мы хотели бы и впредь видеть Вас среди наших постоянных клиентов...
Мы желаем, чтобы Вы как можно скорее забыли об этом недоразумении...
Я верю в прочность наших деловых и дружеских связей, которым, надеюсь, не будет причинен сколь-либо значительный ущерб указанным происшествием...
Всего Вам самого наилучшего...
Всего Вам хорошего...
Мы желаем Вам успехов и всего самого доброго...
Я передаю Вам свои наилучшие пожелания...
Я обращаюсь к Вам с пожеланиями благополучия, мира и счастья...
Мы передаем Вам пожелания процветания и благоденствия...
КАК ИЗБЕЖАТЬ НАИБОЛЕЕ СЕРЬЕЗНЫХ ОШИБОК
ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Завершая разговор о деловых письмах, в заключительной главе пособия еще раз вернемся к словам, вынесенным во введение, и вновь призвать читателей проявлять уважительное и тактичное отношение к своим адресатам, направляя им очередное послание. Помните: письмо, написанное в уважительном тоне - даже если к этому совершенно не располагает повод для его написания - произведет на адресата куда более благоприятное впечатление, чем опус, «облитый желочью и злостью», как сказано у нашего великого соотечественника Михаила Лермонтова.
С тем, чтобы уважение не носило показного характера, следует всякий раз ясно представлять, кому, зачем и почему вы отправляете очередное письмо:
1) кому. Принимаясь за деловое письмо, учитывайте социальный статус адресата и степень своего знакомства с ним. Наиболее просто писать, когда находишься с адресатом на одной ступени социальной лестницы и к тому же в близких, можно сказать приятельских отношениях с ним. Труднее всего обращаться к людям, вам абсолютно незнакомым и находящимся на вершине социальной иерархии. При обращении к последним нужна особенная осторожность. Не забывайте, что слово тоже ранит;
2) зачем. Отдавайте себе отчет в том, для чего вы пишете письмо, какую цель преследуете. Деловые письма пишутся по трем основным причинам: поддержать отношения (как правило, это частные деловые письма), проинформировать адресата о чем-либо или побудить его к каким-либо действиям (чаще всего это - цель официальных деловых писем). Последний случай представляет особую сложность для автора послания, поскольку адресат должен в точности понять, чего от него хотят, но при этом ему одновременно должны быть ясными и причины, заставившие автора письма обратиться к нему;
3) почему. Все деловые письма пишутся либо по инициативе автора, либо в ответ на ранее полученные послания. При подготовке первичных (инициативных) писем автор послания более свободен в выборе средств для изложения его содержания. При подготовке ответного письма ему, как правило, приходится учитывать в той или иной степени содержание ранее полученного им послания.
Соблюдение следующих десяти правил позволит вам избежать большинства ошибок, связанных с подготовкой деловых писем.
1. В общем случае официальные письма пишутся на бланках, частные - на писчей бумаге.
2. Пишите первичные письма только в случае особой необходимости. Ответные отправляйте адресату, по возможности, немедленно, в крайнем случае - в течение следующих 3 - 4 дней.
3. Не забывайте благодарить и извиняться в письмах (в тех случаях, когда это необходимо).
4. Оказывайте в письмах всевозможные знаки внимания адресату. Своевременно и искренне поздравляйте его по соответствующим поводам, поддерживайте в трудные минуты. Помните, что самый простой знак уважения — это своевременно отправленное и безупречно вежливое письмо.
5. Не пишите «бесконечных» писем. Если текст решительно не умещается на одной странице, поместите остальную информацию в приложение или отправьте на следующий день еще одно письмо. Помните также, что ни одно письмо, даже самое короткое, не будет дочитано адресатом до конца (с должным вниманием), если первая же фраза не вызовет у него устойчивого интереса.
6. Внимательно прочитывайте отправляемые вами письма и своевременно устраняйте из них все ошибки. Мелкая ошибка способна создать о вас впечатление по меньшей мере неаккуратного и невнимательного человека. Грубая ошибка способна свести на нет вашу профессиональную и деловую репутацию.
7. Не менее внимательно прочитывайте и письма, которые вы получаете от других. Помечайте наиболее важные моменты в таких письмах, сразу же подбирайте аргументы, которые лягут в основу вашего ответа. Храните копии полученных писем до того момента, пока вопросы, поднятые в них, не будут разрешены окончательно.
8. Помните, что эффективное деловое письмо - это прежде всего убедительное письмо. В свою очередь, убедительность письму придает наряду с аргументами верный тон послания.
9. Излагаемые вами в письме факты и их интерпретация должны быть точными. В необходимых случаях не упускайте возможности сослаться на соответствующее положение закона или иного нормативно-правового акта.
10. Тщательно заботьтесь о том, чтобы ваше письмо было приятно держать в руках. Бумага, конверт, шрифт - все должно располагать к вам адресата. Наконец, никогда не забывайте подписаться в конце письма.
|